ADMINISTRASI KELOMPOK TANI
Disusun Oleh : Herlina, SP (BPP Kec. Taliwang)
Pengertian
Administrasi Kelompok
Administrasi kelompok adalah seperangkat catatan
atau dokumen yang menyangkut tentang semua kegiatan yang dilakukan oleh
kelompok dan menunjang semua aktivitas yang dilakukan oleh
kelompok tersebut..
Manfaat Adminitrasi Kelompok
Untuk mengingatkan kembali sesuatu hal
Untuk menilai dan mengetahui perkembangan kelompok
tani seperti
tabungan kelompok, jumlah anggota, kegiatan, kekayaan, pendidikan dan
keterampilan
Sebagai alat bukti dan dokumen
Sebagai bahan informasi, seperti perkembangan
usaha, perkembangan modal, jaringan kerjasama/mitra usaha dan lain-lain.
Macam-macam Buku Administrasi Kelompok
Perangkat
administrasi itu dibedakan menjadi 3 (tiga) bagian pokok, yaitu :
Administrasi kegiatan
Administrasi
keuangan
Admintrasi
kelembagaan
Apa Itu
Administrasi Kegiatan
Administrasi
kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan
kegiatan kelompok di luar urusan keuangan. Beberapa perangkat administrasi
kegiatan yang diperlukan kelompok antara lain :
a.
Buku
Daftar Anggota
Merupakan dokumen tertulis yang
berkaitan tentang biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok. Buku ini
bermanfaat untuk mengetahui Nama-nama anggota, jumlah dan perkembangannya
NO
|
NAMA ANGGOTA
|
UMUR (TH)
|
L/P
|
TINGKAT PENDIDIKAN
|
JABATAN
|
PEMILIKAN LAHAN (HA)
|
JENIS USAHA
|
||
SAWAH
|
TEGAL
|
PEKRG
|
|||||||
b.
Buku
Daftar Pengurus
Merupakan dokumen tertulis yang berkaitan tentang
biodata setiap petani yang menjadi anggota pengurus kelompok.
NO
|
NAMA ANGGOTA
|
UMUR (TH)
|
L/P
|
TINGKAT PENDIDIKAN
|
JABATAN
|
NOMOR ANGGOTA
|
MASA BAKTI
|
KETERANGAN
|
c.
Buku
Tamu
Merupakan dokumen tertulis
yang berisikan catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung kedalam
kelompok tani. Buku ini juga bermanfaat untuk mengetahui sejauhmana perhatian dan
bimbingan atau saran-saran yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap
kelompok yang bersangkutan. Buku Tamu diisi
setiap kali ada pihak dari luar kelompok yang datang untuk suatu keperluan.
NO
|
TANGGAL
|
NAMA
|
JABATAN
|
MAKSUD DAN TUJUAN
|
KESAN/PESAN
|
TANDA-TANGAN
|
d.
Buku
Daftar Hadir
Merupakan dokumen tertulis
yang berkaitan tentang data setiap petani yang sering mengikuti berbagai kegiatan
kelompok.
NO
|
NAMA
|
JABATAN
|
ALAMAT
|
TANDA-TANGAN
|
e.
Buku
Notulen Rapat
Merupakan catatan tentang
hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan anggota
maupun pertemuan pengurus. Catatan pertemuan ini penting untuk
mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain yang
pernah dibicarakan dalam pertemuan/rapat. Catatan ini juga
bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalaman yang lalu baik
berupa keberhasilan maupun kelemahan/kegagalan serta persoalan-persoalan yang
dihadapi kelompok dan cara mengatasinya. Bagi pihak luar
catatan ini juga bermanfaat
untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan didalam kelompok sehingga
membantu pihak luar dalam
memberikan bimbingan selanjutnya.
HARI /
TANGGAL
|
:
|
TEMPAT
PERTEMUAN
|
:
|
POKOK
BAHASAN
|
:
|
JUMLAH PESERTA
|
:
|
HASIL
PERTEMUAN
|
:
|
.
|
f.
Buku
Kegiatan Kelompok
Merupakan dokumen tertulis
yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok, misalnya
rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan
evaluasi kegiatan kelompok dan sebagainya. Catatan tersebut bermanfaat bagi
kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki.
NO
|
TANGGAL
|
URAIAN KEGIATAN
|
KETERANGAN
|
Apa Itu Admintrasi Keuangan
Administrasi keuangan atau Pembukuan keuangan
kelompok adalah catatan keuangan untuk kegiatan-kegiatan kelompok. Hal-hal yang
dibukukan dalam buku ini diantaranya adalah : iuran bulanan anggota, sumbangan
untuk kegiatan kelompok, biaya rapat, biaya ATK kelompok, biaya transportasi
dan lain-lain. Buku-buku ini dilengkapai dengan arsip dari kumpulan bukti-bukti
pengeluaran maupun pemasukan uang berupa nota, bon kwitansi, faktur pembayaran
dll. Jadi walaupun sudah dicatat bukti-bukti tersebut tetap harus disimpan
(diarsipkan)
Contoh : BUKU KAS HARIAN/BULANAN
NO
|
NO BUKTI
|
TANGGAL
|
URAIAN
|
DEBET
|
KREDIT
|
SALDO
|
Contoh : BUKU CATATAN PENGELUARAN
NO
|
TANGGAL
|
BELI PUPUK
|
BELI ATK
|
BELI …………
|
BAYAR BURUH
|
BAYAR HUTANG
|
JUMLAH
|
Contoh : BUKU CATATAN PEMASUKAN
NO
|
TANGGAL
|
JUAL PUPUK
|
JUAL ………
|
TERIMA PINJAMAN
|
TERIMA SW DLL
|
DLL
|
JUMLAH
|
Contoh : ARSIP BUKTI PENGELUARAN/ PEMASUKAN
NO
|
TANGGAL
|
U R A I A N
|
JUMLAH
|
CATATAN
|
Apa Itu Admintrasi Kelembagaan
Selain
buku-buku dan dokumen penting lain yang harus dimiliki Kelompok Tani, Kelompok
Tani yang kuat dan sudah maju diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan
administrasi lainnya, yakni berupa :
1. Sekretariat
Kelompok Tani
2. Papan
Nama (Plank) Kelompok Tani
3. Stempel
Kelompok Tani
4. Arsip
Surat Masuk dan Surat Keluar
5. Arsip
Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok Tani
6. Arsip
Dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok Tani
7. Arsip
Dokumen Berita Acara Benah Kelompok Tani
8. Rencana
Kerja Kelompok atau Rencana Definitif Kelompok Tani (RDK)
9. Rencana
Kebutuhan Kelompok Tani (RDKK)
10. Rencana
Usaha Anggota (RUA)
11. Arsip
Dokumen Biodata Anggota Kelompok Tani
12. Dokumen
berupa papan data (Monografi) Kelompok Tani
13. Peta
Wilayah Kelompok Tani
Dikutip dari berbagai sumber