ADMINISTRASI KELOMPOK TANI

ADMINISTRASI KELOMPOK TANI

Disusun Oleh : Herlina, SP (BPP Kec. Taliwang)

Pengertian Administrasi Kelompok

Administrasi kelompok adalah seperangkat catatan atau dokumen yang menyangkut tentang semua kegiatan yang dilakukan oleh kelompok dan menunjang semua aktivitas yang dilakukan oleh kelompok tersebut..

Manfaat Adminitrasi Kelompok

 Untuk mengingatkan kembali sesuatu hal

  Untuk menilai dan mengetahui perkembangan kelompok tani seperti tabungan kelompok, jumlah anggota, kegiatan, kekayaan, pendidikan dan keterampilan

 Sebagai alat bukti dan dokumen

 Sebagai bahan informasi, seperti perkembangan usaha, perkembangan modal, jaringan kerjasama/mitra usaha dan lain-lain.

Macam-macam Buku Administrasi Kelompok

Perangkat administrasi itu dibedakan menjadi 3 (tiga) bagian pokok, yaitu :

 Administrasi kegiatan

 Administrasi keuangan

 Admintrasi kelembagaan

Apa Itu Administrasi Kegiatan

Administrasi kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok di luar urusan keuangan. Beberapa perangkat administrasi kegiatan yang diperlukan kelompok antara lain :

a.    Buku Daftar Anggota

Merupakan dokumen tertulis yang berkaitan tentang biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui Nama-nama anggota, jumlah dan perkembangannya

NO	NAMA ANGGOTA	UMUR (TH)	L/P	TINGKAT PENDIDIKAN	JABATAN	PEMILIKAN LAHAN (HA)			JENIS USAHA
						SAWAH	TEGAL	PEKRG

b.    Buku Daftar Pengurus

Merupakan dokumen tertulis yang berkaitan tentang biodata setiap petani yang menjadi anggota pengurus kelompok.

NO	NAMA ANGGOTA	UMUR (TH)	L/P	TINGKAT PENDIDIKAN	JABATAN	NOMOR ANGGOTA	MASA BAKTI	KETERANGAN

c.    Buku Tamu

Merupakan dokumen tertulis yang berisikan catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung kedalam kelompok tani. Buku ini juga bermanfaat untuk mengetahui sejauhmana perhatian dan bimbingan atau saran-saran yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan.  Buku Tamu diisi setiap kali ada pihak dari luar kelompok yang datang untuk suatu keperluan.

NO	TANGGAL	NAMA	JABATAN	MAKSUD DAN TUJUAN	KESAN/PESAN	TANDA-TANGAN

d.    Buku Daftar Hadir

Merupakan dokumen tertulis yang berkaitan tentang data setiap petani yang sering mengikuti berbagai kegiatan kelompok.

NO	NAMA	JABATAN	ALAMAT	TANDA-TANGAN

e.    Buku Notulen Rapat

Merupakan catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan anggota maupun pertemuan pengurus. Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun  hal-hal lain yang pernah dibicarakan dalam pertemuan/rapat.  Catatan ini juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalaman yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan/kegagalan serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya.  Bagi pihak luar catatan ini  juga bermanfaat untuk mengetahui persoalan yang pernah dibicarakan didalam kelompok sehingga membantu  pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya.

HARI / TANGGAL	:
TEMPAT PERTEMUAN	:
POKOK BAHASAN	:
JUMLAH PESERTA	:
HASIL PERTEMUAN	:
.

f.     Buku Kegiatan Kelompok

Merupakan dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok, misalnya rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok dan sebagainya. Catatan tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk mengingat kembali pengalaman-pengalaman yang dimiliki.

NO	TANGGAL	URAIAN KEGIATAN	KETERANGAN

Apa Itu Admintrasi Keuangan

Administrasi keuangan atau Pembukuan keuangan kelompok adalah catatan keuangan untuk kegiatan-kegiatan kelompok. Hal-hal yang dibukukan dalam buku ini diantaranya adalah : iuran bulanan anggota, sumbangan untuk kegiatan kelompok, biaya rapat, biaya ATK kelompok, biaya transportasi dan lain-lain. Buku-buku ini dilengkapai dengan arsip dari kumpulan bukti-bukti pengeluaran maupun pemasukan uang berupa nota, bon kwitansi, faktur pembayaran dll. Jadi walaupun sudah dicatat bukti-bukti tersebut tetap harus disimpan (diarsipkan)

Contoh : BUKU KAS HARIAN/BULANAN

NO	NO BUKTI	TANGGAL	URAIAN	DEBET	KREDIT	SALDO

Contoh : BUKU CATATAN PENGELUARAN

NO	TANGGAL	BELI PUPUK	BELI ATK	BELI …………	BAYAR BURUH	BAYAR HUTANG	JUMLAH

Contoh : BUKU CATATAN PEMASUKAN

NO	TANGGAL	JUAL PUPUK	JUAL ………	TERIMA PINJAMAN	TERIMA SW DLL	DLL	JUMLAH

Contoh : ARSIP BUKTI PENGELUARAN/ PEMASUKAN

NO	TANGGAL	U R A I A N	JUMLAH	CATATAN

Apa Itu Admintrasi Kelembagaan

Selain buku-buku dan dokumen penting lain yang harus dimiliki Kelompok Tani, Kelompok Tani yang kuat dan sudah maju diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan administrasi lainnya, yakni berupa :

1.    Sekretariat Kelompok Tani

2.    Papan Nama (Plank) Kelompok Tani

3.    Stempel Kelompok Tani

4.    Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar

5.    Arsip Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok Tani

6.    Arsip Dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok Tani

7.    Arsip Dokumen Berita Acara Benah Kelompok Tani

8.    Rencana Kerja Kelompok atau Rencana Definitif Kelompok Tani (RDK)

9.    Rencana Kebutuhan Kelompok Tani (RDKK)

10.  Rencana Usaha Anggota (RUA)

11.  Arsip Dokumen Biodata Anggota Kelompok Tani

12.  Dokumen berupa papan data (Monografi)  Kelompok Tani

13.  Peta Wilayah Kelompok Tani

Dikutip dari berbagai sumber